Cabinet médical : la nécessité du télésecrétariat

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Les professionnels de la santé ont une charge de travail particulièrement conséquente au quotidien. Au-delà des consultations et des soins, ils doivent veiller au bon fonctionnement de leur cabinet. S’ensuivent les tâches administratives et la gestion des rendez-vous qui prennent du temps. Autrement dit, le recours à un service de télésecrétariat se révèle très utile. Quels sont les avantages qui découlent de ce concept ?

Quels services peut vous proposer une société de télésecrétariat ?

Le secrétariat médical à distance vise à pallier la surcharge de travail des professionnels de santé. Le médecin délègue ainsi les tâches administratives à un prestataire. Les formules élaborées par les sociétés de télésecrétariat varient selon les besoins des médecins. Elles incluent notamment l’externalisation du traitement des appels et de la prise de rendez-vous.

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Comme on peut le voir sur le site IP Contact, cette solution permet d’offrir un accueil téléphonique de qualité aux patients. En plus de la prise de rendez-vous, les offres de prestataires externes comprennent le plus souvent :

  • la gestion de l’agenda,
  • les retranscriptions des appels,
  • les saisies de données,
  • les rédactions de devis ou de comptes-rendus.

Bref, un télésecrétaire assure les tâches administratives des professionnels de santé qui sollicitent ce type de service.

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Quels sont les avantages de cette solution ?

L’externalisation du service de secrétariat permet au médecin de se focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée. Par ailleurs, il réalise des économies, gagne en productivité et profite de l’expertise des télésecrétaires médicales. Ces dernières sont réputées pour leur sens de l’écoute et pour leurs performances. En effet, les secrétaires à distance répondent aux appels selon les besoins des patients.

Il peut s’agir d’une consultation d’horaire, d’une prise de rendez-vous classique, d’un message à laisser au professionnel de santé. Les experts en télésecrétariat s’adaptent aisément aux consignes du médecin. Ils interviennent notamment lorsque la secrétaire traditionnelle est en congé ou durant les vacances d’été. Il arrive aussi que les appels basculent systématiquement vers le service de télésecrétariat dès la fermeture du cabinet.

Comment choisir un télésecrétaire médical ?

Le choix d’une société de télésecrétariat s’effectue sur la base de différents critères. Dans un premier temps, le médecin devra tenir compte de ses besoins. L’externalisation d’une partie ou de tout l’accueil téléphonique garantit la continuité du service durant ses absences. De plus, le lieu d’implantation du secrétaire à distance s’avère primordial. Ce paramètre permet de déterminer les compétences ainsi que la qualité des services proposés.

Le choix d’un télésecrétaire s’opère aussi en fonction de l’expertise et de la garantie de la confidentialité du prestataire. Pour que les contenus des conversations ne soient pas divulgués à des tiers, les secrétaires à distances disposent de casques téléphoniques et de micro-unidirectionnel. À ceux-là s’ajoutent les systèmes de distribution automatique d’appels (ACD) ainsi que les outils CRM et de gestion électronique des documents.

À noter que les services de télésecrétariat doivent être conformes aux recommandations de la CNIL. Les experts doivent connaître les exigences légales ainsi que les chartes de protection des données. Dans tous les cas, les télésecrétaires sont formés régulièrement en vue d’assurer la satisfaction des praticiens et de leurs patients.